Sans titre

Comment renseigner les conditions d’accueil négociées ?

Les conditions d’accueil négociées reprennent les termes du contrat d’un artiste. Pour chaque thème (transports, transferts, hébergement, restauration…), on choisit une condition type, par exemple “à notre charge”, puis on précise le reste dans un champ “Détails”, par exemple “aller-retour depuis Paris pour 2 personnes”.

Avant de commencer

• Les conditions types sont paramétrées : voir Comment paramétrer les conditions d’accueil ?

Renseigner les conditions d’un artiste

Les conditions se renseignent depuis le contrat ou depuis la feuille de route de l’artiste : les deux formulaires enregistrent les mêmes informations.

Depuis Événement > Artiste > Contrat > Détails

• [Modifier]
• ouvrir l’onglet “Conditions d’accueil négociées”

OU

Depuis Événement > Artiste > Feuille de route > Résumé

• [Modifier]
• ouvrir l’onglet “Conditions d’accueil”

Puis, dans le formulaire :

• pour chaque thème concerné, choisir la condition dans la liste, puis compléter les “Détails”
• si besoin, renseigner les blocs en texte libre : Hospitalities, Loges, Stationnement, Extra, Invitations
• [Valider]

Les conditions renseignées s’affichent ensuite dans le bloc “Autres conditions négociées” du contrat. Si une condition manque dans la liste, “+ Ajouter” permet de la créer directement.

Où retrouver les conditions négociées

• dans le document “Confirmation deal”, généré depuis le contrat avec [Confirmation] : le titre, la description et les détails de chaque condition
• dans les onglets Transports, Hébergements et Restauration de l’artiste, ainsi que dans l’écran Résumé de sa feuille de route
• dans le Tableau de bord
• dans les feuilles de route et confirmations matrices docx, grâce aux mots-clés

Dans l’écran Résumé de la feuille de route, chaque encart affiche :

• Négociation : la condition négociée, avec sa couleur
• Détails : les précisions saisies dans le contrat
• Prod : ce qui a réellement été organisé, par exemple les lignes de transport créées

On peut ainsi comparer d’un coup d’œil ce qui a été négocié et ce qui a été réservé.

👀 Points d’attention

• Le Planning des accueils n’affiche pas les conditions négociées, seulement les éléments réservés ou organisés.
• Renseigner les conditions dès la signature du contrat permet à toute l’équipe d’accueil de savoir ce qui est à organiser, avant même de créer les transports, hébergements ou repas.