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Comment faire pour que les transferts s’affichent sur les espaces en ligne des chauffeurs ?

Pour qu’un transfert apparaisse dans l’espace en ligne d’un chauffeur, plusieurs conditions doivent être réunies : sur la ligne de transfert elle-même, dans le paramétrage des suivis et dans l’espace en ligne.

1. La ligne est bien un transfert, affecté au chauffeur

• La ligne a été créée depuis [Ajouter] > “transfert”, et non comme une arrivée ou un départ. Voir Comment ajouter un transfert pour un artiste ? ou Comment ajouter un transfert pour un invité ?
• Le champ “Contact chauffeur” de la section “Informations transfert” est renseigné : chaque chauffeur ne voit que les transferts sur lesquels il est indiqué comme contact chauffeur.

2. Le suivi de la ligne autorise l’affichage

• Le suivi choisi sur la ligne de transport (par exemple “confirmé”) doit avoir le réglage “Appli” à “oui”. Voir Comment ajouter, modifier, mettre à jour les suivis des transports ?
• Pour changer le suivi de plusieurs lignes à la fois, utilisez le traitement par lot (TPL), depuis HEEDS > Accueil > Transports > Liste ou depuis l’onglet Transports de l’événement.

3. L’espace en ligne est bien configuré

• L’espace en ligne contient le module chauffeur. Il se gère depuis HEEDS > Applis > Liste : voir Comment créer, mettre à jour l’espace en ligne des chauffeurs ?
• Dans l’espace en ligne > module chauffeur > [Crayon], les dates de début et de fin de la période couvrent la date du transfert. Tous les transferts de la période, rattachés ou non à un événement, apparaissent alors dès que leur suivi le permet.
• Les chauffeurs ont accès à l’espace en ligne : voir Comment donner accès aux chauffeurs à l’espace en ligne ?

👀 Points d’attention

• Seul le suivi de la ligne de transport compte pour l’affichage dans l’espace en ligne. Le suivi du transfert (champ “Suivi transfert”) sert à l’organisateur : il apparaît dans la liste des transports et dans l’onglet Transports de l’événement, où l’on peut filtrer dessus pour suivre la réalisation des transferts.
• Un transfert peut être créé hors événement : il n’est pas nécessaire de créer un événement socle (du type “Chauffeurs 2026”) pour le faire apparaître dans l’espace en ligne.
• Si votre équipe n’utilise pas d’espace en ligne, les plannings des chauffeurs peuvent être exportés en PDF depuis HEEDS > Accueil > Transports > Liste, en filtrant sur la période souhaitée.