Comment donner accès aux chauffeurs à l’espace en ligne ?

Les chauffeurs reçoivent un e-mail qui contient un lien d’autoconnexion vers le module “Chauffeur” de leur espace en ligne. Au premier clic, leur compte est créé automatiquement, avec leur adresse e-mail comme identifiant.

Avant de commencer

L’espace des chauffeurs est créé, avec les modules “Chauffeur” et “Mon compte” : voir Comment créer, mettre à jour l’espace en ligne des chauffeurs ?
Chaque chauffeur a une fiche dans la base contacts, avec une adresse e-mail.

Préparer la matrice e-mail

dans l’onglet “Modules” de l’appli des chauffeurs, copier le mot-clé du module “Chauffeur”
créer une matrice e-mail depuis HEEDS > Paramètres généraux > Matrices > Email, et y insérer ce mot-clé sous forme de lien
dans le bloc “Modules” de la matrice, cocher “Contacts”
[Valider]

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✉️ Exemple de matrice d’accès

Objet : IZK_prenom_IZK, ton espace en ligne chauffeurs

Bonjour IZK_prenom_IZK,

Tu trouveras ci-dessous ton accès individuel et personnalisé à ton espace en ligne, depuis lequel tu pourras consulter les transferts qui te sont affectés : horaires, passagers, lieux de départ et d’arrivée, véhicule.

[mot-clé du module “Chauffeur”, inséré sous forme de lien]

Une fois sur ton espace, pense à te créer un mot de passe dans l’onglet “Mon compte”.

[Signature]

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Envoyer l’accès

Depuis HEEDS > Contacts > Base

sélectionner les chauffeurs
[Traitement par lot] > “Envoyer un message”
choisir la matrice d’accès
[Valider]

Au clic sur le lien, le chauffeur arrive directement dans le module “Chauffeur”. Il crée ensuite son mot de passe dans “Mon compte”, pour pouvoir se reconnecter plus tard.

👀 Points d’attention

L’envoi est aussi possible depuis la liste des transports, en cochant le module “Transports” dans la matrice. Mais un chauffeur présent sur plusieurs transferts recevrait alors autant d’e-mails que de lignes : il vaut mieux passer par la base contacts.
Un contact sans adresse e-mail ne peut pas devenir usager d’une appli.
Une fois connecté, le chauffeur ne voit que les transferts sur lesquels il est indiqué comme “Contact chauffeur” : voir Comment faire pour que les transferts s’affichent sur les espaces en ligne des chauffeurs ?