Les applis HEEDS sont des espaces en ligne destinés aux personnes avec qui vous travaillez : bénévoles, technicien·nes, artistes, médias, prestataires, chauffeurs… Elles permettent de leur mettre des informations à disposition (plannings, documents, actualités) et de recueillir les leurs (disponibilités, informations contacts, formulaire, listes d’invités…), qui remontent directement dans HEEDS. Chaque appli se compose de modules, choisis selon la communauté à laquelle elle s’adresse.
Pour vous guider dans les formulaires, depuis HEEDS, n’hésitez pas à consulter les “ ? ” en face de chaque champ.
Les applis peuvent être classées par section ; sans section, elles apparaissent par ordre alphabétique. La liste indique leur adresse, leurs modules et leur nombre d’usagers. Pour ouvrir une appli et accéder à ses onglets, cliquer sur la [Loupe] en bout de ligne. Ses réglages se modifient ensuite depuis l’onglet “Fiche” > [Modifier].
Bloc “Appli”
Bloc “Programmation”, qui concerne les modules liés à la programmation (Présentation, Mon planning, Technique, Feuille de route, Médias, Inscriptions, Liste invités, Liste contacts, Rider)
Bloc “Afficher sur la timeline” : les informations affichées pour chaque événement (date, horaire, titre, lieu, code postal, ville, scènes, type, série, style, artiste(s), image).
Bloc “Couleurs” : la couleur principale de l’appli, ainsi que les couleurs de fond et de texte des éléments d’interaction.
Bloc “E-mail de réinitialisation de mot de passe” : le message envoyé quand un usager demande à réinitialiser son mot de passe. Il contient des mots-clés, à conserver.
Uniquement si l’appli n’est pas en période personnalisée.
Depuis l’onglet “Événements” de l’appli
Les événements peuvent aussi être cochés depuis l’onglet “Fiche” > [Modifier], dans le bloc “Événements liés”.
Pour délier un événement, cliquer sur l’icône de lien barré en bout de ligne : l’événement n’est plus lié à l’appli, mais il reste dans votre programmation.
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💡 Note :
La liste des événements proposés dépend de votre filtre événementiel. Pour lier des événements passés ou plus lointains, élargissez d’abord la période filtrée.
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Depuis l’onglet “Modules” de l’appli
Les modules en rose sont liés à la programmation : ils affichent les événements de l’appli. Les modules en bleu sont de niveau général.
Communs à tous les modules :
Propres à chaque module : le bloc “Réglages”, à droite du formulaire, varie selon le module. Par exemple, pour “Mes disponibilités” : les dates proposées, les informations affichées sur les événements, le délai de prévenance ou les créneaux horaires.
Une même appli peut contenir plusieurs modules “Infos”, chacun avec son propre titre (par exemple “La charte” et “Infos pratiques”).
La colonne “Mots clés module” donne, pour chaque module, les mots-clés à insérer dans une matrice e-mail pour envoyer un lien direct vers ce module (voir Inviter les usagers) :
_en_)_event_, qui mène directement à l’événement depuis lequel l’e-mail est envoyéCes mots-clés sont aussi visibles dans l’onglet “Fiche”.
Depuis l’onglet “Modérateurs” de l’appli
Les modérateurs sont les membres de votre équipe qui administrent l’appli. Ils reçoivent automatiquement, chaque heure, un e-mail qui récapitule les actions des usagers : connexions, disponibilités, formulaires validés, ajouts sur une liste d’invités…
Depuis l’onglet “Documents / Espace médias” de l’appli
Les contextes proposés dans ce formulaire (Contrat, Rider, Technique, Médias, API) n’ont pas d’effet dans les applis : seule la coche “Publié” décide de l’affichage.
Depuis l’onglet “Actualités” ou “Infos” de l’appli
Le module “Actualités” ou “Infos” doit avoir été ajouté à l’appli.
Depuis l’onglet “Critères” de l’appli
Les usagers cochent eux-mêmes ces critères dans leur profil (module “Mon compte”), ce qui met à jour leur fiche contact. Ils servent aussi de filtres dans l’annuaire, dès qu’au moins un contact y est relié.
Pour donner accès à l’appli, on envoie aux futurs usagers un e-mail qui contient un lien direct vers l’un de ses modules : c’est ce qu’on appelle un lien d’autoconnexion. Au clic, l’usager arrive dans ce module et son compte est créé automatiquement, avec son adresse e-mail comme identifiant. C’est ensuite à l’usager de créer son mot de passe, depuis le module “Mon compte”, pour pouvoir se reconnecter plus tard : l’appli doit donc comporter ce module, et la matrice e-mail peut l’inviter à s’y rendre.
L’accès peut être envoyé depuis n’importe quel écran qui liste des contacts : choisissez celui qui correspond aux personnes à inviter. Par exemple, un régisseur passera plutôt par la liste des contacts affectés, pour n’inviter que les personnes qui vont réellement travailler, plutôt que par la base contacts.
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Depuis l’onglet “Usagers” de l’appli, ou depuis HEEDS > Applis > Usagers pour toutes les applis
Chaque usager a un seul compte (identifiant et mot de passe), qui peut donner accès à plusieurs applis. Pour créer ou modifier un compte à la main :