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Comment ajouter une arrivée, un départ pour un artiste ?

Ici on vient travailler au niveau artiste, ainsi les lignes de transports créées depuis le module Transport sont directement reliées à l’artiste.

Pour vous guider dans le formulaire d’ajout, depuis HEEDS, n’hésitez pas à consulter les “ ? ” en face de chaque champ.

Éléments importants à renseigner

• mode de transport
• suivi
• contact ou bénéficiaire(s)

👀 Points d’attention

• Le module Transports fonctionne de minuit à minuit, mais les horaires suivent la journée de l’événement (par défaut de 7h à 7h). Ainsi, un transfert le 14 à 06h30 :

  • apparaît le 14 dans l’encart “Transport” de la feuille de route ;
  • apparaît à la fin de la journée du 13, après la fermeture, dans les horaires (écran Résumé de la feuille de route, planning, PDF).

  Exemple : pour un transport à 01h du matin dans la nuit du 01 au 02, il faut le dater au 02. Sinon, il apparaîtra au 01, en tête de liste des horaires de ce jour :

  

  Placement chronologique de l’horaire de transfert dans la nuit du 01 au 02 laissé en date du 01

  

  Placement chronologique de l’horaire de transfert dans la nuit du 01 au 02 modifié à la date du 02

• La journée d’un événement se règle avec le champ “H chgmt de jour”, dans la section “Technique” du formulaire de création ou de modification de l’événement. Si la ligne concerne un artiste qui joue sur plusieurs événements, c’est l’heure de l’événement auquel la ligne est rattachée qui s’applique.

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⚠️ Modifier cette heure a un impact sur tous les horaires de l’événement, pas seulement sur les transports (par exemple les affectations du personnel).

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• Si de l’hébergement est renseigné en amont du transport, les champs “De” et “Vers” proposeront le prestataire d’hébergement dès la saisie des trois premières lettres de son nom
• On ne peut assigner qu’une seule fiche contact à une ligne de transport. Les éventuels accompagnants peuvent être indiqués dans le champ “Effectif” et, si besoin, nommés dans le champ “Bénéficiaires”. Pour de l’accueil individuel, il faudra créer autant de lignes de transport que de contacts bénéficiaires
• Chaque ligne de transport peut être “suivie” individuellement :
  • état
  • coût et prise en charge
• Le suivi personnalisé de la ligne de transport peut faire apparaître ou non la ligne sur les feuilles de route et plannings des artistes. Ce comportement est paramétrable dans les paramètres des suivis.

Depuis le module Transports

Depuis Événement > Artiste > Feuille de route > Transports

• cliquer sur [Ajouter]

• remplir le formulaire d’ajout

  

Depuis les horaires de l’événement

Depuis Événement > Horaires ou Planning

• cliquer sur [Ajouter] ou créer un créneau
• dans la section “Ajouter un horaire depuis un module”
  • sélectionner “Transports” depuis la liste
• remplir le formulaire d’ajout

Grâce à la duplication

Le bouton de duplication permet de dupliquer facilement une ligne de transport vers une autre tout en conservant ou modifiant des champs selon le choix fait parmi :

• Dupliquer
• Dupliquer vers une arrivée
• Dupliquer vers un départ
• Dupliquer vers un retour
• Dupliquer vers un transfert
• Dupliquer vers un retour le lendemain

“Dupliquer vers un retour” et “Dupliquer vers un retour le lendemain” transforment une arrivée en départ et inversement, en inversant les champs “De” et “Vers” ; un transfert reste un transfert.

Exemple : pour un groupe voyageant en train, créer l’arrivée et renseigner l’effectif, puis :

1. “dupliquer vers un transfert” pour créer la ligne de transfert de la gare vers le site
2. “dupliquer vers un transfert” pour créer le transfert du site vers l’hôtel
3. “dupliquer vers un retour le lendemain” pour créer le transfert de l’hôtel à la gare le lendemain
4. dupliquer l’arrivée “vers un retour le lendemain” pour éventuellement créer le départ de la gare.

Penser à mettre à jour les champs “De”, “Vers” ainsi que les horaires et les durées.

Grâce au “favori métier”

Il est possible de créer des favoris de transports / transferts notamment lorsque ceux-ci sont identiques et récurrents.

Favoris métiers

Grâce au [Copier vers]

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