Sans titre

Comment ajouter un transfert pour un invité ?

Un transfert est un trajet organisé sur place, par exemple de la gare à l’hôtel ou de l’hôtel au site. Ici, on travaille au niveau de l’événement ou au niveau global : les transferts ajoutés ne sont reliés à aucun artiste. Un transfert peut aussi être créé hors événement, par exemple pour le transport d’un invité ou d’un instrument.

Pour vous guider dans le formulaire d’ajout, depuis HEEDS, n’hésitez pas à consulter les “ ? ” en face de chaque champ.

Éléments importants à renseigner

• “De” et “Vers” : le lieu de départ et le lieu de destination du transfert (gare, hôtel, site…)
• “Durée” : le temps du trajet, en minutes
• mode de transport
• suivi
• contact ou bénéficiaire(s)
• dans la section “Informations transfert” : le contact chauffeur, le lieu de rendez-vous, le véhicule (choisi parmi les véhicules paramétrés dans le module Planning, agenda), un éventuel commentaire pour le chauffeur et le suivi du transfert

👀 Points d’attention

• Le module Transports fonctionne de minuit à minuit, mais les horaires suivent la journée de l’événement (par défaut de 7h à 7h). Ainsi, un transfert le 14 à 06h30 :

  • apparaît le 14 dans l’encart “Transport” de la feuille de route ;
  • apparaît à la fin de la journée du 13, après la fermeture, dans les horaires (écran Résumé de la feuille de route, planning, PDF).

  Exemple : pour un transport à 01h du matin dans la nuit du 01 au 02, il faut le dater au 02. Sinon, il apparaîtra au 01, en tête de liste des horaires de ce jour :

  

  Placement chronologique de l’horaire de transfert dans la nuit du 01 au 02 laissé en date du 01

  

  Placement chronologique de l’horaire de transfert dans la nuit du 01 au 02 modifié à la date du 02

• La journée d’un événement se règle avec le champ “H chgmt de jour”, dans la section “Technique” du formulaire de création ou de modification de l’événement. Si la ligne concerne un artiste qui joue sur plusieurs événements, c’est l’heure de l’événement auquel la ligne est rattachée qui s’applique.

<aside>

⚠️ Modifier cette heure a un impact sur tous les horaires de l’événement, pas seulement sur les transports (par exemple les affectations du personnel).

</aside>

• La section “Informations transfert” n’apparaît que si l’on choisit “transfert” au moment de l’ajout. Une ligne d’arrivée ou de départ ne la contient pas.
• Pour qu’un transfert apparaisse dans l’espace en ligne des chauffeurs, le suivi de la ligne doit autoriser cet affichage (réglage “Appli” du suivi des transports). Par exemple, un transfert “à confirmer” peut être masqué tant qu’il n’est pas confirmé.
• HEEDS ne calcule pas le temps de retour du chauffeur entre deux transferts. Pensez à laisser suffisamment de temps entre deux runs. Si besoin, vous pouvez ajouter des transferts sans passager pour les retours, ou le préciser en commentaire.
• On ne peut assigner qu’une seule fiche contact à une ligne de transport. Les éventuels accompagnants peuvent être indiqués dans le champ “Effectif” et, si besoin, nommés dans le champ “Bénéficiaires”.
• Les plannings des chauffeurs peuvent être exportés en PDF depuis HEEDS > Accueil > Transports > Liste, en filtrant sur la période souhaitée.

Depuis le module Transports

Depuis HEEDS > Accueil > Transports > Liste (hors événement)

Depuis Événement > Transports, Hébergements, Restauration > Transports

• cliquer sur [Ajouter]
• sélectionner “transfert”
• remplir le formulaire d’ajout, y compris la section “Informations transfert”

Depuis les horaires de l’événement

Depuis Événement > Horaires ou Planning

• cliquer sur [Ajouter] ou créer un créneau
• dans la section “Ajouter un horaire depuis un module”
  • sélectionner “Transports” depuis la liste
• remplir le formulaire d’ajout

Grâce à la duplication

• Depuis une arrivée déjà saisie, “Dupliquer vers un transfert” crée le transfert en reprenant les informations communes.
• “Dupliquer vers un retour” crée le trajet inverse : le transfert reste un transfert et les champs “De” et “Vers” sont inversés. Par exemple, le transfert hôtel → site devient site → hôtel.

Penser à mettre à jour les champs “De”, “Vers” ainsi que les horaires et les durées.

Grâce au “favori métier”

Favoris métiers

Grâce au [Copier vers]

Copier vers