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Comment affecter des runs aux chauffeurs et aux véhicules ?

Ce tuto propose une routine pour organiser les runs d’un événement ou d’un festival : affecter un chauffeur et un véhicule à chaque transfert, depuis la liste des transports ou depuis le planning. Le planning permet aussi de vérifier qu’un même chauffeur ou un même véhicule n’est pas prévu sur deux runs en même temps.

Avant de commencer

• Les transferts sont créés : voir Comment ajouter un transfert pour un artiste ? ou Comment ajouter un transfert pour un invité ?
• Les véhicules sont paramétrés comme ressources dans le module Planning, agenda.
• Les chauffeurs ont une fiche dans la base contacts.
• Pour afficher le planning par chauffeur, les chauffeurs sont aussi déclarés comme ressources dans le module Planning, agenda : voir Comment créer une ressource “chauffeur” dans planning / agendas ?

Méthode 1 : depuis la liste des transports

Depuis HEEDS > Accueil > Transports > Liste

OU

Depuis Événement > Transports, Hébergements, Restauration > Transports

Préparer l’affichage des runs

• depuis la liste globale, filtrer sur l’événement ou le festival concerné (onglet “Filtres par événements”)
• filtrer le type de trajet sur “transfert”
• sélectionner les colonnes utiles, par exemple : Artiste, Effectif, Trajet, De, Vers, Horaire, Durée, Lieu de rdv, Véhicule, Chauffeur, Commentaire chauffeur, Suivi
• regrouper par “Date”
• enregistrer cet affichage en favori, pour le retrouver en un clic

Affecter ligne par ligne

• cliquer dans la colonne “Véhicule” et choisir le véhicule dans la liste
• cliquer dans la colonne “Chauffeur” et choisir le contact dans la base contacts

Affecter plusieurs transferts à la fois

• sélectionner tous les transferts à affecter au même chauffeur
• cliquer sur [Traitement par lot] et sélectionner “Contact chauffeur”
• cliquer dans le champ : la base contacts s’ouvre, sélectionner le chauffeur
• [Valider]

Le principe est le même pour les véhicules, avec le traitement par lot “Véhicule” : choisir le véhicule dans le menu déroulant, puis [Valider].

Méthode 2 : depuis le planning

Depuis HEEDS > Planning, agenda > Planning horizontal

• dans le filtre “Ressources”, sélectionner :
  • soit un groupe de ressources, par exemple le groupe “Véhicules” ou “Chauffeurs”, pour afficher toutes les ressources du groupe ;
  • soit une ressource seule, qui porte le nom du véhicule ou du contact
• afficher à la semaine pour plus de précision
• ajuster si besoin l’horaire ou le véhicule d’un run : la modification se reporte dans la liste des transports, le planning de l’événement, la feuille de route de l’artiste et le planning du chauffeur
• repérer les runs qui se chevauchent sur la ligne d’un même véhicule ou d’un même chauffeur

👀 Points d’attention

• HEEDS ne signale pas les doubles affectations : le contrôle se fait visuellement, dans le planning par véhicule ou par chauffeur.
• Seuls les transferts auxquels un véhicule ou un chauffeur est affecté apparaissent dans le planning correspondant. Leur coche “Planning” doit aussi être à “oui” : pour l’appliquer à tous les transferts, sélectionner les lignes > [Traitement par lot] > “Planning” = oui.
• HEEDS ne calcule pas le temps de retour du chauffeur entre deux runs. Pensez à laisser suffisamment de temps entre deux transferts.

Proposition de routine

1. Depuis la liste des transports (avec l’affichage enregistré en favori), faire une première affectation des véhicules.
2. Sélectionner tous les transferts > [Traitement par lot] > “Planning” = oui, pour qu’ils s’affichent dans le planning.
3. Contrôler le planning par véhicule et ajuster si besoin : les modifications se reportent partout.
4. Affecter les chauffeurs, puis contrôler le planning par chauffeur.